Dijital dönem tebliğleri ile ilgili olarak, hiçbiri eski moda e-postaların yaygınlığını paylaşmaz. Herkes e-postaya katılır. Aslında, teknoloji merkezli bir pazar araştırma şirketi olan Radicati Group tarafından toplanan verilere göre, günde yaklaşık 270 milyar e-posta topluyoruz. E-posta yazmak, günlük yaşamın o kadar kablolu, pişmiş bir parçası ki, yürümek, konuşmak ve nefes almak gibi, şimdiye kadar herkes için ikinci doğa olmalı. Başka bir deyişle, bir e-postayı yanlış şekilde hazırlamak için hiçbir mazeret yoktur.
Yine de, birçok e-posta hatalarla dolu. (Bahse girerim ki, bu 270 milyardan 260 milyar katı katı bu kategoriye girer.) Peki konu satırları, münferit selamlar, kötü tavsiye edilen yazı tipi seçenekleri - oh, ve beni çift alana bile başlama. veya çift kısa çizgi). Evet, e-posta yazma sürecinde sıkıştırabileceğiniz birçok şey var. Burada, en sık görülen suçluları bulacaksınız ve bunları nasıl düzelteceğinizi de öğreneceksiniz. Daha önce hiçbir mazeretin olmadığı yerde, artık gerçekten bir mazeret yok. Daha şaşırtıcı ofis yaşamı önerileri için Ofis Tükenmişliğini Fethetmenin 25 Genius Yolunu öğrenin.
1 "En iyisi" dışında bir şeyle oturumunuzu kapatıyorsunuz.
shutterstock
Saygılarımla . Teşekkürler . Elimden geleni . Ya da basitçe hiçbir şey. Aralarından seçim yapabileceğiniz sayısız e-posta oturumu var. Ancak, bu dört gibi yaygın olanların birçoğunu kullanarak, çok resmi, çok soğuk, çok sahte-samimi veya çok uzak (sırasıyla) çıkma riskiyle karşı karşıyasınız. Zaman içinde test edilmiş Best'e sadık kalarak güvenli oynayın. Patricia Napier-Fitzpatrick'e göre, her durum için çalışıyor ve resmi-gayri resmi Venn diyagramının tam ortasına iniyor. Kısacası, en iyi bahsiniz.
2 Zincirlerde yabancı kelimeler kullanıyorsunuz.
Bir konuşma başladığında, merhaba ya da sevgili ya da teşekkürler ya da en iyisine gerek yoktur. (Şüphesiz, konuşmanın sadece su soğutucu bir gereklilikten daha fazlası olduğu sıkı sıkıya bağlı bir ofiste çalışıyorsanız.) Selamlar ve valedikasyonlar sadece e-postanızı karıştırır ve konuşma akışını keser. Her zincire mutlaka onlarla başlayın, ancak mümkün olan en kısa sürede onları atın.
3 Kelime sayımının çok ötesindesiniz.
shutterstock
Verimlilik uygulaması Boomerang'daki kişiler tarafından yürütülen 40 milyon iş e-postasına göre yapılan bir araştırmaya göre, satış e-postaları için mükemmel bir uzunluk var. Maksimum etkinlik için, e-postanızın 50 kelimeden kısa ve 125 kelimeden uzun olmadığından emin olun. (Evet, hi ve bye için kullandığınız dört ila altı kelimeyi içerir.) Ve elektronik sanatında ustalaşmanın daha fazla yolu için Mesajlaşma, Hayatınızı İyileştirecek 17 Genius E-posta Hack'i öğrenin.
4 Çift aralıklısınız.
shutterstock
Anında yaşlanmak için her cümlenin sonuna iki boşluk koyun. Çift boşluk - bu günlerde sadece avukatlardan, doktorlardan ve büyükanne ve büyükbabanızdan gelen e-postalarda göreceğiniz bir uygulama - 19. yüzyılda dizgi görevi olarak ortaya çıktı. O günlerde, mürekkep lekelenebilir ve dönemler son yazdırma çalışmasına girmeyebilir. Ekstra alan, tabiri caizse, bir okuyucunun kesin olarak bir cümlenin bittiğini bilmesini sağlamak için bir açıklık yastığı işlevi gördü.
Dijital olarak işlevsel bir dönemin çift boşluğa ihtiyacı yoktur. Aslında, yayınevleri, gazeteler ve dergiler, üst düzey bir daktilo olan IBM'in İcra'sının ortaya çıkmasından sonra 1940'larda çift aralık bırakma uygulamasını aşamalı olarak durdurdu. Millet, 2018. Bu gibi cümleleriniz arasında boşluk bırakmalısınız. Bu.
Değil. Sevmek. Bu.
5 Çift tirelisiniz.
shutterstock
Em-dash (bunlardan biri: -) yapmaya çalıştığınız şeydir. Shift, alt ve tire (this one: -) tuşlarına aynı anda basın.
6 Yanlış mobil imza kullanıyorsunuz.
Elbette, çoğu zaman her zaman çalışan kalabalıktan gelme eğiliminde olan, küstah değerli bir e-posta imzası gördünüz. ("Cepten gönderildi. Lütfen herhangi bir tpyo'yu affet, " bir klasik.) Aynı tuzakları yapmayın. Yoldan bir e-posta gönderiyorsanız, bunu söyleyin - kelimenin tam anlamıyla. Yönetici koçu Ben Dattner'e göre, sahip olabileceğiniz en iyi mobil e-posta imzası şu şekilde basittir: "Yoldan gönderildi." Bu açık, etkili ve hatta Kerouac benzeri bir hoşnutsuzluk havası çağırma ek bonusuyla birlikte geliyor.
7 Kopya yapıştırma yanlış.
shutterstock
Harici bir kaynaktan (bir Word belgesi veya bir Excel elektronik tablosu) metin kopyalıyorsanız, göndermeye basmadan önce tüm biçimlendirmeleri silmek istersiniz. Aksi takdirde, metniniz alıcının gelen kutusunda tamamen karışacaktır. Biçimlendirmeyi temizlemek için milyarlarca Gmail kullanıcısından biriyseniz, silinmesi gereken metni vurgulayın ve küçük "TX" kutusuna basın. Biçimlendirme seçenekleri araç çubuğunun en sağında bunu bulacaksınız. (Şuna benzeyen düğme: A. )
8 Kesinlikle OOO mesajlarını yanlış yazıyorsunuz.
Loyala University Chicago'nun işletme okulunda profesör olan Jane Scudder'ın önerdiği gibi, ofis dışında bir mesaj hazırlarken izlenmesi gereken bir ve tek format var:
Epostan için teşekkürler. Ben e-posta erişimi olmayan 12 Haziran Salı - 15 Haziran Cuma arasında OOO'yum. Bu acilse lütfen adresinden iletişime geçin. Aksi takdirde, döndüğümde tüm mesajlara cevap vereceğim .
Nitpick düzeyindeki ayrıntılar için, son gününüzde mi yoksa ilk gününüzde mi mesajın sonlandırılacağı veya telefon numarasının dahil edilip edilmeyeceği gibi, konuyla ilgili açıkçası çok kapsamlı kılavuzumuza bakın.
9 Ataşmanları sıkıyorsunuz.
shutterstock
Resim eklerini asla e-postaya sürükleyip bırakmayın. İşlem sırasında görüntünün boyutlarını veya dosya boyutunu, yani alıcınızın fotoğrafın daha düşük çözünürlüklü (çirkin ve pikselli) bir sürümünü alabileceği anlamına gelir. Bunun yerine, kendinizi e-postanızdaki ataş simgesine yönlendirin ve dosyayı bu şekilde bulup yükleyin.
10 Köprü oluşturmuyorsun.
URL'leri gelişigüzel bir şekilde bir e-postanın gövdesine atmak çirkin, hantaldır ve hepsinden önemlisi düzeltilmesi kolaydır. Köprü oluşturmak istediğiniz metni vurgulamanız, K komutuna basmanız ve URL'yi açılan alana yapıştırmanız yeterlidir. Sonra metniniz şöyle görünecektir.
11 Çok fazla dönem kullanıyorsunuz.
Dil zamanla gelişir - ama sadece cıvalı anlamları olan sözcüklere veya tarihe kaybolan geçici ifadelere değinmiyorum. Noktalama işaretleri de değişir. Örneğin, dönemi ele alalım. Yüzyıllar boyunca, bir cümlenin bittiğini ve başka bir şeyin olmadığını ifade etti. Bunun ötesinde herhangi bir madde veya duygudan yoksundu.
Ancak bu günlerde, hem Binghamton hem de Rutgers Üniversitelerindeki araştırmacıların belirttiği gibi, bir dönemde bir cümle sona erdirmek en iyi ihtimalle kısa veya en kötü şekilde öfkeli olarak ortaya çıkabilir. (Size aldığınız her "Bu iyi." Veya "Hayır" ın bir kibir gibi geldiğini söylemek için bilime ihtiyacınız olmasa da.) Yani, resmi bir e-posta olmadığı sürece dönem kullanımınızı en aza indirin. Düşüncelerinizi birleştirmek için daha az sert noktalama işaretleri (em-tire, elips, virgül, iki nokta üst üste ve noktalı virgül) kullanın.
12 Konu satırlarını yanlış yapıyorsunuz.
shutterstock
Masaüstü e-posta gelen kutularının çoğu konu satırı görüntüsünü 60 karakterden keser. Ancak akıllı telefonlarda bu ekran, cihaza bağlı olarak 25 kadar düşük bir karakter sayısında kesilir. (İPhone 8 Plus'taki gibi daha büyük ekranlar 30 karaktere kadar görünecektir.) Tüm konu satırınızın okunmasını sağlamak için işleri kısa ve tatlı tutun. Oh, ve doldurmayı da unutma. Çok az şey, bir yabancıdan "(konu yok)" e-postası almaktan daha ihtiyatlıdır.
13 Yanlış yazı tipini kullanıyorsunuz.
shutterstock
Helvetica banal. Times New Roman kibirli. Comic Sans….sadece, hayır. E-postaları hazırlarken temele sadık kalın: Sans Serif. Unfussy ve okunması kolay. Ayrıca, yazı tipi her web tarayıcısında oluşturulur, böylece mesajınız istendiği gibi, tüm yazı tipi stilizasyonu bozulmadan (italik, kalın, alt çizgi - bu tür bir şey) alıcıya teslim edilir.
14 Her şeyi bir paragrafa itiyorsunuz.
shutterstock
Tüm metninizi bir araya getirmek çirkin ve ne kadar söylediğinize bağlı olarak dağınık bir şekilde karışık. Bu kuralı izleyin: her paragrafın bir noktası olmalıdır ve her nokta kendi paragrafını hak eder (sadece bir cümle olsa bile). Metninizi buna göre ayırın.
15 Yazım hatası yapıyorsun.
Bundan daha iyisin.
Ari Notis Ari, haber ve kültür konusunda uzmanlaşmış kıdemli bir editördür.