Bulut tabanlı bir yönetim sağlayıcısı olan Workfront tarafından yapılan bir araştırmaya göre, ortalama bir ABD çalışanının herhangi bir zamanda gelen kutusunda 199 okunmamış veya açılmamış e-posta var. Bu rakam yüksek geliyorsa, şanslıysanız ve düşük geliyorsa, iletişim tarzınıza kapsamlı bir bakım vermenin zamanı gelmiş olabilir. Daha da önemlisi, bu şekilde olması gerekmez. E-posta artık ezici, zaman alıcı ve sıkıcı bir şeyle eşanlamlı hale gelse de, faturalandırmasını birbiriyle hızlı, basit ve acısız bir iletişim aracı olarak yaşamak için çok geç değil.
Gelen kutunuzu (uyanıklıkla birlikte) yönetmenin anahtarı, işlemin püf noktalarını bilmektir. Gerçek şu ki, yıllar boyunca okunmamış postalarının altından çıkmaya çalışan benzer düşünen e-posta kullanıcıları tarafından geliştirilen her türlü araç var. Ancak bu hilelerden yararlanabilmek için - gelen kutusu siyah kuşak haline gelmeden önce - ne olduklarını öğrenmelisiniz. Bu nedenle, daha fazla uzatmadan, gelen kutunuzun vahşi hayatlarıyla bir kez ve herkes için mücadele etmeye yardımcı olmak için en şık, saçma ve çok gerekli 17 numarayı topladık.
1 E-posta Oyununu Oynayın.
shutterstock
E-posta Oyunu, e-posta hesabınızda oturum açtıktan sonra gelen kutunuzu yönetmeyi eğlenceli hale getiren çevrimiçi bir oyundur. Temelde e-postalarınız arasında dolaşır ve her biri için bir zamanlayıcı tıklaması olarak harekete geçmenizi ister ve hemen yanıt vermek için kaç e-postaya yanıt verdiğinize göre puanınızı korur. Oyun duraklatılabilse de, e-postalarınıza daha sakin bir şekilde ulaşmanıza izin verirken, aksi takdirde kuru bir göreve biraz heyecan ve rekabet koymak için harika bir yoldur.
2 Sortd ile modernleştirin.
shutterstock
Hiç e-posta hesabınızın daha akıllı olmasını ister misiniz? Sortd böyle bir şey. E-posta hesaplarınızı daha göz dostu bir web sayfasına yerleştirmenin yanı sıra, iş yükünüzün üstünde kalmanıza yardımcı olan özellikler de içerir. Bunlar arasında hatırlatıcılar, yapılacaklar listenizi kolaylaştıran widget'lar ve hatta mesajlarınızın ne zaman açıldığını görmenizi sağlayan bir izleme özelliği bulunur. Aynı zamanda bir grup içinde kolayca paylaşımda bulunmanızı sağlayarak ekip projelerini daha akıcı hale getirir.
3 E-posta adreslerinizi entegre edin.
shutterstock
E-posta hesaplarını çeşitlendirmek istediniz - örneğin bir sosyal, bir işletme ve kişisel bir hesap oluşturma - ancak bunu yapmanın, bunlar arasındaki geçişin üstesinden gelmek için başka bir sinir bozucu görev yapacağını düşünüyor musunuz? Yalnız değilsin. Neyse ki, ücretsiz indirilebilir bir uygulama olan Shift, tüm e-posta adreslerinizi tek bir şık, kolay gözetleme penceresine entegre etmenize olanak tanır ve bunlar arasında geçiş tuşunu tıklatmak kadar kolay hale getirir. Bir bonus olarak, arama işlevselliğini de entegre eder, yani tüm iletişim ekibinize aynı anda bakabilirsiniz - özellikle iş ve kişisel sınırında bulunan iletişim için yararlıdır.
4 Oturumu kapatın.
shutterstock
E-postanın ilk günlerinde, form fiziksel bir mektup gibi muamele gördü ve bir karşılama mesajı, bir mesaj ve bir oturum kapatma içeriyordu. Ancak, herkes fiziksel posta ile kesinlikle mümkün olmayacak şekilde e-postalarla su altında kaldığına göre, kurallar değişti.
Birincisi, artık oturum kapatmaya gerek yok. Hala daha resmi iletişim için kullanılabilir ve kendini tanıtırken, ancak aksi takdirde, "En İyi" ve "Sıcak" arasında karar vermek için zaman ayırmaya gerek yoktur. Basitçe söylemek gerekirse, biz bunu geçtik.
5 Mesajlarınızı öncelik sırasına göre sıralayın.
shutterstock
SaneBox, özgür olmasa da (planlar yıl için 59 $ 'dan başlar), buna değebilecek başka bir faydalı yazılımdır. Temel olarak e-postaları aciliyetlerine göre "şimdi", "sonradan" ve gün ışığının hiç görülmesi gerekmeyen notlar için "kara delik" şeklinde sıralamanıza olanak tanır.
6 OHIO Yöntemini uygulayın.
7 Kısa ve öz tutun.
E-postalarınızı daha hızlı çıkarmak ister misiniz? Yanıtınızda kendinizi belirli sayıda kelimeyle sınırlandırmayı deneyin. Bu başlangıçta sarsıcı gibi görünse de, iletişiminizde ne kadar az kelime kullanırsanız, elinizde o kadar çok zamanınız olur. Ancak, başlangıçta kısa bir dil gibi görünen şeyleri yumuşatmak için "belki" ve "bence" gibi hedging sözcükleri atma dürtüsüne kapılmayın - bunu yapmak daha az yetkili görünmenizi sağlayabilir.
8 Mesaj şablonlarını kaydedin.
9 Her günün sonunda çöp kutunuzu boşaltın.
shutterstock
Çöpünüzü boşaltmak stresli olabilir - sonuçta, bir kez gittiğinde, iyiye gitti. Ancak, bir e-posta gerçekten acilse ve yanlışlıkla onu çöpe atıyorsanız, hata yapmayın: iletişime geçmeye çalışan kişi tekrar gönderir.
Daha da iyisi, günün sonunda çöp kutusunu boşaltmak, sabahları kontrol ettiğinizde e-postanızın güzel ve boş olduğundan emin olmanıza yardımcı olur ve o kutuyu günün başında açtığınızda hissettiğiniz korkuyu azaltabilir.
10 Mesaj sonu göstergesi kullanın.
EOM'yi konu satırının sonuna - "mesaj sonu" - koymak, mesajın açılması gerekmeyen kişiye bilgi verir: gerekli bilgiler zaten aktarılmıştır. Bir e-posta yalnızca hatırlatma olarak kullanıldığında büyük bir zaman tasarrufu sağlar. Kullanın ve başkalarını da teşvik edin. Bir e-postayı açmak zorunda kalmamak büyük bir zaman tasarrufu gibi görünmeyebilir, ancak ekler.
11 Önce okumadığınız mesajları silin.
Herhangi bir şey açmadan önce, zaman ayırmaya değmeyecek olan e-postaları silin. Ve tüm e-postaların yüzde 45'inin spam olduğunu, ancak spam klasörünüze mutlaka göndermediğini göz önünde bulundurduğunuzda, kesinlikle bu karmaşanın bir kısmını atmaya değer. Fırçanın bir kısmını temizleyerek, e-posta görevlerinizin geri kalanını biraz daha az stresli hissedersiniz. Ve stres söz konusu olduğunda, azalttığınız her bit önemlidir.
12 Uygun dosya klasörleri oluşturun.
shutterstock
Çoğu e-posta adresi önceden gelen birkaç klasörle (gelen kutusu, çöp kutusu, arşivlenmiş, vb.) Ve hatta bazen seyahat, kişisel veya iş gibi birkaç özel adresle birlikte gelir. Bunlar e-posta organizasyonu söz konusu olduğunda başlamak için harika bir yer olsa da, mesajlarınızı düzenli tutmak için güvendiğiniz tek kişi onlar olmamalıdır. Önceden var olan klasörleri kullanabilmenize rağmen, aramalarınızı kolaylaştırmak için kendi klasörlerinizi eklediğinizden emin olun. Kişisel iletişim, PR kişileri ve hatta çocuklarınızın okulundan gelen mesajlar için klasörler oluşturun; bu iletileri gelen kutunuzu tıkamak üzere bırakmadan içerdikleri önemli bilgileri saklayabilirsiniz.
13 Hatırlatıcı ayarlama.
shutterstock
Boomerang, bu bataklık gelen kutusunu hiçbir zaman akıcı hale getirebilen başka bir indirilebilir uygulamadır. Başlangıçta Baydin olarak bilinen yeni ad, işlevine daha uygundur: kullanıcıların e-postaları gözden kaçırmasına izin vermek, yalnızca ihtiyacınız olduğunda geri gelmelerini sağlamak. Ücretsiz uygulama, haftalık hatırlatmalar veya aylık faturalar için belirli tarihlerde sizin adınıza ileti gönderir ve iletiler, ilgilenilmeleri gerekene kadar gelen kutunuzdan kaldırabilir. Ayrıca, önceden gönderdiğiniz mesajları takip etmenizi hatırlatabilir.
14 Özel kısayollar ve hazır yanıtlar kullanma.
shutterstock
Hazır yanıtların robotik gelebileceğini inkar edemezsiniz. Bununla birlikte, kişiselleştirilmiş bir hazır yanıt, kişiliğinizi feda etmeyen zaman kazandıran bir araç olabilir. En çok hangi ifadeleri kullandığınızı görmek için geçmiş iletişiminizi izleyin ve kendinize zaman kazandıracak bir belge oluşturun. Aslında, Gmail kullanıcıları için bu işlev yerleşiktir - posta programı mesajlarınızda en sık kullandığınız ifadeleri hatırlayabilir ve bunları sadece Tab tuşuna basarak eklemenizi sağlar.
15 Yönlendirdikten sonra silin.
shutterstock
Bazen ilk etapta bize hitap edilmemesi gereken e-postalar gönderilir. Belki şirketteki bir başkası ya da elektrik faturalarını ödeyen oda arkadaşı içindir. Her iki durumda da, bizim değil, başka birinin göz kürelerinin önünde olması gerekir. Ancak, iletmek ve unutmak yerine, ilgili bilgileri ilettikten sonra tüm zinciri silin. Bu sizin işiniz değil, neden gelen kutunuzda yer kaplamalı?
16 Arşiv işlevini kullanın.
shutterstock
E-postanız zaten fazla mesajlarla tartıldıysa, iyi bir ilk adım dalmayı atmak ve her şeyi silmek. Çoğu, bu noktada asla uğraşmayacaksınız ve bir yanıt beklemekte olan kişi muhtemelen unutmuştur. Harekete geçmek için kendinizi tam olarak getiremiyorsanız, arşivleyin - hiç yoktan iyidir ve efsanevi "gelen kutusu sıfırına" bir adım daha yaklaşırsınız.
17 Okumadığınız şeyleri iptal edin.
shutterstock
Hiç bir bültene (ya da başka bir düzenli e-posta patlamasına) abone oldunuz, ancak ona olan sevginiz düşüyor, ancak gelen kutunuzun alt kısmına taşmamaktan biraz daha fazlasını yapan mesajlar almaya devam ediyor musunuz? Bunu hiç 10, 20 veya bilmiyorum, 200 kere yaptýn mý? Eğer öyleyse, iyi bir şirketdesiniz. Belki de bu yüzden ücretsiz uygulama, Unroll.me, piyasada böyle bir dayanak tuttu. İndirdikten sonra, Unroll.me algoritması tüm e-posta aboneliklerinizi bir araya getirerek kolay sıralama ve / veya abonelikten çıkma olanağı sağlar. Ayrıca, "Toplama" özelliği, beğendiğiniz önemli haber bültenlerini incelemek için yakışıklı bir biçim sunar. Ayrıca sınırsızdır: hizmet tüm cihazlarda kullanılabilir.
En iyi hayatınızı yaşamanın daha şaşırtıcı sırlarını keşfetmek için bizi Instagram'da takip etmek için buraya tıklayın !
