Altı maddelik üç. Teknoloji devi Adobe tarafından yaptırılan yakın tarihli bir araştırmaya göre, Amerikalılar ortalama olarak her gün e-postalara cevap veriyorlar. Başka bir deyişle: Uyanma hayatınızın üçte birini gelen kutunuza yapıştırılmış olarak geçirirsiniz ve açıkçası, beş dakikalık bir IRL sohbetinden çıkarılabilecek mesaj dizilerine yanıt verirsiniz. Bir şey vermeli.
Neyse ki, bir şey vermek, çoğu durumda, bir düğmeye basmak kadar kolaydır. Bir dizi denenmiş ve gerçek taktik uygulayarak, e-postaya harcadığınız çalışma saatlerinizi hiçbir şeye indiremezsiniz. Bir düşünün: Bir eki bir daha asla manuel olarak indirmek zorunda kalmazsanız ne kadar zamandan tasarruf edersiniz? Ya da aceleyle gönderilen bir e-postayı eterden geri çekebilir ve size "ve çok özür dilerim, bunu göndermek istemedim" e-postasını hazırlamak için harcanan zamandan (ve panik!)
Evet, tüm bu Internet jujitsu mümkündür. Aşağıdaki en iyi 17 zaman kazandıran, hayatı iyileştiren, verimliliği artıran e-posta saldırılarını bir araya getirdik. Öyleyse okuyun, çünkü bu kader gelen kutusu sıfır bekliyor. 6.3 saatinizden en iyi şekilde yararlanmanın daha fazla yolu için, sizi ayıran 15 Soğuk Açık İşletme E-postasını kaçırmayın.
1 Abonelikten çıkma.
shutterstock
Gelen kutunuzun final sırasında üst düzey bir öğrenci yurdu kadar karmaşık olması iyi bir bahis. Bu dağınıklığın çoğunun, perakendecilerden, kuruluşlardan ve yıllar boyunca kaydetmiş olabileceğiniz diğer bültenlerden gelen günlük veya haftalık e-postalardan kaynaklanması iyi bir bahis. Unroll.me komutunu kullanarak, üzerinde bulunabileceğiniz tüm listeleri izleyebilir ve artık bilgi almak istemediğiniz listelerin listesinden çıkabilirsiniz. Aslında, bir Best Life editörü, tam bir 135 aboneliği belirlemek için Unroll.me'yi kullanabildi. Kaç tane çıkacaksın? Ve onsuz kaç tane yapabilirsin?
2 Klavye kısayollarını açın.
shutterstock
Temel klavye kısayollarını hepimiz biliyoruz. (Komut- A : tümünü seç. Komut- C : kopya. Komut- P : yapıştır. Vb.) Ancak Gmail kullanıcıları gelişmiş bir kısayol kümesini açma yeteneğine sahiptir. İlk olarak, ayarlara gidin. Genel sekmesini tıklayın. Yarı yolda hakkında, varsayılan olarak kapalı bir klavye kısayolları seçeneği görürsünüz. Açtığınızda aşağıdaki kolay tuş vuruşlarına erişebilirsiniz:
- C : yeni bir mesaj başlat
- Shift- C : yeni bir pencerede yeni bir mesaj başlatır
- D : yeni bir sekmede yeni bir mesaj başlat
- F : bir mesajı ilet
- #: bir mesajı sil
- Shift- I : bir mesajı okundu olarak işaretleme
- Shift- U : bir mesajı okunmadı olarak işaretler
- Komut- S : bir mesajı kaydet
3 Ve sonra onları otomatikleştirin.
shutterstock
Bu klavye kısayolları özetini ezberlerken sorun yaşıyorsanız, bir Google Chrome eklentisi olan Keyrocket, yazarken size hatırlatacaktır. (Elbette invaziv olmayan bir şekilde.) Verimlilik makinesi olmanın daha fazla yolu için Verimliliğinizi Yarı Zamanında İkiye Katlamanın 15 Yolunu öğrenin.
4 Hashtag kullanın.
Evet, gerçekten, sosyal medyanın imza organizasyon aracı da e-posta için çalışıyor. İmzanızın sonunda (genellikle kırpılmış olan e-postanın bir kısmı) bir hashtag'e atın, böylece alıcılar kolay arama için "#workhardplayhard" etiketinizi görmez veya yargılamaz. Hashtag'i gelen kutunuzun üst kısmındaki arama alanına yazmanız ve onunla kodlanmış her e-postayı açmanız yeterlidir.
5 "Gönder" seçeneğini etkinleştirin.
shutterstock
Hepimiz oradaydık: bir e-posta taslağı hazırladınız, bunu etere gönderdiniz ve hemen anlayın, oh hayır, bu mesaj gönderilmeye hazır değildi. Yararlı bir gecikme yükleyerek mesajlarınızı eşiklerden geri getirebileceğiniz ortaya çıkıyor. Örneğin Gmail'de önce ayarlar'a, ardından genel'e gidin. Geri al düğmesini beşinci seçenek olarak bulacaksınız. Aç onu. 10 saniyelik aralıklarla açılan bir menüden seçim yapabilirsiniz; mesajınız gönderilmeden önce ne kadar zamanınız olduğunu belirler.
6 Bu özelliği 10 saniyeye ayarlayın.
shutterstock
İpucu: e-postayı fiili bir anlık mesajlaşma servisi olarak kullanıyorsanız, geri al düğmesini 10 saniye olarak ayarlamanızı öneririz. Bu şekilde, yanıtlarınız yarım dakikalık bir gecikmeyle gönderilmez. Hayır, 30 saniye kulağa pek hoş gelmiyor, ama şu şekilde söyleyelim: IM seçim hizmetiniz (Slack, GChat, Facebook Messenger - her neyse!) Bu kadar uzun süre giden her iletiyi tutsaydı, kişileriniz çabucak büyür.
7 Veya son olarak "alıcı" alanını doldurun.
shutterstock
Evlat edinmek benim için iyi bir alışkanlık. (Önceki iki slayta bakın.)
8 Bu oturumu kapatın.
The Etiquette School of New York kurucusu ve başkanı Patricia Napier-Fitzpatrick, "Merhaba" veya "merhaba" selamlamasıyla başlayan bir e-posta için "en iyi" gibi bir kapanış tutarlı olacaktır. " "'En iyisi, aşırı kullanılsa da, genel olarak en güvenli kapanışlardan biridir, çünkü saldırgan ve evrensel olarak uygundur." Bu doğru: Yaygın aşırı kullanımına rağmen, "En İyi", E-postalarınızı İmzalamanın Tek En İyi Yolu.
9 Ve bu e-posta imzası.
En azından yolda olduğunuzda, can sıkıcı, sevimli ifadelerden vazgeçmek isteyeceksiniz ("Lütfen yazım hatalarınızı affedin." "1.21 gigawatt işlemcimden gönderildi." "İPhone'umdan gönderildi - lütfen yazdırmadan önce çevreyi düşünün. ") basit, zarif ve doğrudan bir şey yerine:" Yoldan gönderildi. " Yönetici koç Ben Dattner'a göre, tüm kutuları kontrol ederken Kerouac-esque vibe uyandırıyor. Küçük merak Bu Herkesin Olması Gereken Bir E-posta Smartphone İmza.
10 Ve bu işyeri dışı mesajı.
Loyala University Chicago'nun işletme okulunda profesör olan Jane Scudder'a göre, işyeri dışında bir mesajı doldururken, şu şekilde yapmanız gerekir:
Epostan için teşekkürler. Ben e-posta erişimi olmayan 12 Haziran Salı - 15 Haziran Cuma arasında OOO'yum. Bu acilse lütfen adresinden iletişime geçin. Aksi takdirde, döndüğümde tüm mesajlara cevap vereceğim .
Nitpick düzeyindeki ayrıntılar için, son gününüzde mi yoksa ilk gününüzde mi mesajın sonlandırılacağı veya telefon numarasının dahil edilip edilmeyeceği gibi, konuyla ilgili açıkçası çok kapsamlı kılavuzumuza bakın.
11 Ekran yoğunluğunu değiştirin.
Gmail kullanıcıları gelen kutuları için üç farklı ekran yoğunluğu arasından seçim yapabilir: konforlu, rahat ve kompakt. Görüntü yoğunluğu, gelen kutusu ekranınızdaki her mesaj arasında ne kadar beyaz boşluk kaldığından daha fazlasını etkilemez. Bu bir tercih meselesinden biraz daha fazlasıdır, ama bunu bir dönem ödevi olarak düşünün. Konfor, tek sıralı aralık ve kompaktın yarı astarlı aralığa benzediği çift çizgili aralık gibi.
12 Arşivlemeyi unutmayın.
shutterstock
Çöp kutusu aracılığıyla e-postaları gelen kutunuzdan tamamen temizlemek zorunda kalmadan kaldırabilirsiniz. Tek tek iletileri "arşivleyerek", hemen gelen kutunuzdan ve tüm klasörlerinizden gizlenirler. Ancak, gerekirse, arama işlevi aracılığıyla bunları takip edebilirsiniz. Gmail'de, konu satırının yanında görünen küçük "x" işaretini tıklayarak iletileri açtıktan sonra anında arşivleyebilirsiniz.
13 İki dakikalık kuralı izleyin.
shutterstock
Tüm çizgilerin verimlilik uzmanları tarafından desteklenen iki dakikalık kural, e-posta ile ilgili stresin üstesinden gelmenin kesin bir yoludur. İşleyiş şekli: Bir e-postayı iki dakika veya daha kısa sürede yanıtlayabilir ve unutabilirsiniz. Değilse, daha sonra kenara koyun.
14 E-posta yanıtlarınızı toplu olarak yapın.
Akıl uyuşturan ileri geri alışverişlerde yakalanan ekrana yapıştırdığınız süreyi kısaltmak için, gününüzü "e-posta yanıtlama" dönemleri olarak belirleyin. (Belki sabah bir saat, öğleden sonra 90 dakikadır. Belki öğle yemeğinden üç saat sonradır. Sizin için ne işe yararsa!) O zaman, sadece bu zaman dilimlerinde e-postalara yanıt verin - ve asla onların dışında.
15 E-postalarınızı 140 karakterle sınırlayın.
Evet, tıpkı bir Tweet (veya en azından 280 öncesi bir devrim Tweet) gibi. Sosyal ağ Gab'in CEO'su Andrew Torba'nın Orta mesajda önerdiği gibi, e-postalarınızı mümkün olduğunca kısa tutmak en iyisidir. "X sorununu çözmenize yardımcı olmak istiyorum. Y ve Z bağlanmamızı önerdi. Sohbet etmekte özgür müsünüz?" Hiçbir şekilde çiçeklenme selamlarına gerek yoktur.
16 Ekleri otomatik indirmeye ayarlama.
shutterstock
E-posta optimizasyon uygulaması olan This, Then That (IFTTT), belirli bir "dili" ayarlamanıza yardımcı olabilirse, tabiri caizse, bir grup aracı tipi slog'u kesecek. Örneğin: gelen bir e-postanın eki varsa, IFTTT otomatik olarak Google Drive'ınıza indirir.
17 E-postalara saatler sonra yanıt vermeyin.
Amerikalıların fazla çalıştığı bir sır değil - ve Adobe çalışmasının da gösterdiği gibi, fazla çalışmanın çoğu sık e-posta ile geliyor. Bu nedenle, bu yılın başlarında, New York Belediye meclisi üyeleri, şirketlerin çalışanlardan saatler sonra e-postaları kontrol etmelerini zorunlu kılacak bir yasa tasarısı sundu. (50'den fazla personeli olan şirketlerin mesai sonrası çalışmalarda katı kurallar koymaları veya finansal cezalarla karşı karşıya kaldıkları Fransa'da şu anda kitapta bulunan bir yasadan esinlenmiştir.)
Ari Notis Ari, haber ve kültür konusunda uzmanlaşmış kıdemli bir editördür.