E-posta söz konusu olduğunda, bilmeniz gereken her şeyi bildiğinizi düşünebilirsiniz. Sonuçta, teknoloji pazarı araştırma şirketi The Radicati Group'a göre, çoğumuz günde ortalama 121 e-posta gönderiyor ve alıyoruz. Ancak, büyük olasılıkla gelen kutunuzda her günün önemli bir bölümünü harcayacak olsanız bile, muhtemelen bir veya iki şey öğrenebilirsiniz. Aslında, sizi ve kişi listenizdeki diğer birçok kişiyi düzenli olarak atlayan bir ton e-posta görgü kuralları vardır. Elektronik olarak kibar olduğunuzdan emin olmak ister misiniz? Muhtemelen bilmediğiniz ama bilmeniz gereken 17 altın e-posta kuralı.
1 Daha fazla zamana ihtiyacınız olsa bile, bir e-posta aldığınız dakikayı yanıtlayın.
shutterstock
Kimse bir e-postayı gönderdikten haftalar sonra yanıt almayı takdir etmiyor. Aslında, danışman firma Toister Performance Solutions tarafından yapılan 2018 araştırması, insanların yüzde 41'inin bir saatin altında iş arkadaşlarından bir e-posta yanıtı beklediğini ortaya koydu. (Şimdi muhasebe departmanınıza özür notları yazmaya başlayın!)
Tabii ki, bazı e-posta yanıtları düşüncelerinizi çiğnemenizi ve ölçülen bir mesajı hazırlamanızı gerektirir. Bu durumlarda çözüm kolaydır: Gönderene mesajlarını aldığınızı bildirmek için birkaç dakika içinde yanıt verin, ancak işleri çözmek için biraz daha zamana ihtiyacınız var. Bu şekilde, e-postalarını göz önünde bulundurduğunuzu bilirler ve sadece görmezden gelmezler.
2 "Tümünü Yanıtla" yı dikkatle kullanın.
shutterstock
"Yanıtla" ve "Tümünü Yanıtla" seçenekleri arasında önemli bir fark vardır. Yine de, birçok e-posta kullanıcısı maalesef bunun farkında değil. Bunlardan biri olmanız durumunda, ikincisini seçtiğinizde, orijinal iletide CC olan her alıcının yanıtınızı aldığını ve daha sık olmamakla birlikte herkesin gelen kutularını doldurmanız gerekmediğini bilin.
Bu gereksiz kitle mesajları böyle bir bela, onları tanımlamak için bir konuşma terimi var: "Allpocalypse Cevapla." Bir dahaki sefere toplu e-postaya yanıt verdiğinizde, yanıtınızı kimlerin gerçekten okuması gerektiğini düşünün: tüm şirket mi yoksa sadece orijinal gönderen mi?
3 Birinden yanıt almak istiyorsanız, onları CC olarak kullanmayın.
Shutterstock / Jacob Lund
Bir kişiyi e-postada CC olarak adlandırdığınızda (yani, "karbon kopyaladığınız" anlamına gelir), genellikle onları ileti dizisine dahil etmek istediğinizi gösterir, ancak onlardan bir yanıt araması gerekmez. Ve profesyonel Dannielle Walz'in eğitim verdiği gibi, CC seçeneğini kötüye kullanmak iletişim sorunlarına yol açabilir.
"İş arkadaşlarınızı birçok e-postaya CC olarak göndererek, e-postalarınızı önemli olarak görmeyi bırakmaya başlayabilir ve onları doğrudan bir" referans klasörüne "veya" daha sonra oku klasörüne "yerleştirebilir." "Bu, gelecekte önemli bilgilerin kaçırılmasına yol açabilir."
Bu nedenle, bir kişiden yanıt almayı bekliyorsanız, e-posta adresini "Alıcı" alanına girin ve "CC" işlevini idareli kullanın.
4 BCC'nin ne zaman ve ne zaman kullanılmayacağını anlayın.
shutterstock
BCC alanı daha da karmaşıktır ve en deneyimli e-posta kullanıcılarından bile kaçınılmazdır. Ama yıkalım: BCC "kör karbon kopyası" anlamına gelir, bu yüzden CC-ing'e benzerken, BCC-ing bu kişinin e-postalarını diğer alıcılara göstermez, yani zincirdeki hiç kimse sizi görmez onları dahil etti.
Peki BCC'yi kullanmak ne zaman uygundur? Hillel Fuld of Inc. dergisi, bunun kesinlikle toplu e-postalar için veya birisi sizi e-postayla başka birine tanıttığında olduğunu söylüyor.
Fuld, "Diğer her durumda, birisine ve BCC'ye başka birine e-posta gönderdiğinizde, dürüst olmuyorsunuz - ister beğenip beğenmeyin" diyor. "X kişisine e-posta gönderiyorsunuz ve bilmeden, Y kişisinin konuşmanıza kulak misafiri olmasına izin veriyorsunuz. X kişisinin bu e-postayı başka birisinin okuduğu hakkında hiçbir fikri yok, gerçekte gizlice başka birine de gönderdiniz."
5 Ünlem işaretlerini az miktarda kullanın.
shutterstock
Burada ve orada e-postalarınıza bir ünlem işareti atmak kolaydır, ancak bunu alışkanlık haline getirmemeye çalışın. Tarihsel olarak heyecanı belirtmek için kullanılırken, bir e-postada, ünlem işaretleri sessizlik veya pasif saldırganlık ile kolayca karıştırılabilir.
HR Digest hakkında açıklama yapan Anna Verasai, "E-postada gereksiz ünlem işaretinin kullanılması metninizin altında yatan anlamı kolayca yok edebilir." "Yalnızca önemli bir şeyi vurgulamanız gerektiğinde kullanın. Okuyucunuzun mesajı okurken nasıl yorumlayabileceğini düşünün."
6 Mizah kullanımınıza dikkat edin.
shutterstock
Herkes her zaman iyi bir şakayı sever, ancak şahsen karşılık gelmediğinde ton yanlış yorumlanabileceğinden, şakaları e-postalarınızdan uzak tutmak en iyisidir. Harvard Business Review'da , iş mektubu profesörü David Silverman, "Mizahı bir telefon görüşmesi için veya şahsen ayırın " diye yazdı. "Bu şekilde, hattın diğer ucunda veya konferans masasının uzak tarafında sersemletilmiş bir sessizlik olduğunda, diyebilirim ki, 'Sanırım kendimi ne kadar komik gördüğümü fark etmeyebilirsin, şimdi duracağımıza inanıyorum. ''
Ama ciddi olarak: Journal of Personality and Social Psychology'de yayınlanan önemli bir 2005 çalışması, göndericilerin alıcılarının tonlarını yüzde 80'ini doğru bir şekilde deşifre edebileceğini tahmin ederken, alıcıların aslında tonun sadece yüzde 56'sını doğru bir şekilde okuyabildiğini tahmin etti. saati.
7 Argoyu atlayın.
shutterstock
Anlık mesajlaşmanın artmasıyla birlikte, İngilizce dilinin kısaltılmış biçimleri daha yaygın bir şekilde kullanılmaya başladı - "siz" için "u" veya "istemek" yerine "istiyorum" gibi. Ancak, e-posta söz konusu olduğunda mizahın sık sık yapışmaması gibi, argo da benzer bir hareketsizdir. Bir OnePoll anketine göre, insanların yüzde 37'si işyerinde argo kullanımının kabul edilemez olduğunu düşündü ve yüzde 55'i patronunuza e-posta gönderme söz konusu olduğunda "lol" i atladığını söyledi.
8 Konu satırına dikkat edin.
shutterstock
Konu satırları basit ancak gereklidir. Ayrıca, e-postaların çoğunluğu mobil cihazlarda okunduğundan (yüzde 55, e-posta teslimi şirketi Return Path'a göre) onları çivilemek önemlidir. Kısa, özlü ve doğrudan konu çizgileri en iyisidir. E-postanızın amacı açıkça belirtilmeli ve beş veya daha az kelime ile sınırlandırmalısınız, çünkü mobil cihazlar bundan sonraki kelimeleri keser.
9 Bir imza ekleyin.
shutterstock
Hiç birinden e-posta aldınız ve "Bu kimden ?" Diye merak ettiniz mi? Gönderenin adresi size kim oldukları hakkında birkaç ipucu verebilse de, bazen yeterli değildir. E-postanızın sonundaki imza, alıcıya kim olduğunuzu, ne yaptığınızı ve sizinle nasıl daha fazla iletişim kurabileceklerini anında bildirebilir.
Entegre pazarlama ajansı Ocreative, bir e-posta imza kutusuna sahip olmanın "bir kişiye her e-posta gönderdiğinizde kartvizit vermek gibi" olduğunu söylüyor. Henüz bir hesabınız yoksa, tam adınızı, konumunuzu, telefon numaranızı, e-postanızı, web sitenizi ve işletme logonuzu içeren bir imza ekleyin.
10 KISS kullanmayı unutmayın (kısa ve basit tutun).
shutterstock
KISS yöntemi, çoğumuz ilkokulda öğretilen bir şeydir, ancak bu, daha sonra yaşamda daha az gerekli olduğu anlamına gelmez. Bir e-posta üretkenliği uygulaması olan Boomerang, daha fazla e-posta yanıtı almanın temel yöntemlerini araştırdı. En büyük paket servisi? Sekiz yaşındayken yazmak en iyisidir.
Araştırmaları, üçüncü sınıf okuma düzeyinde yazılan e-postaların yanıtlanma olasılığının bir üniversite okuma düzeyinde yazılanlara göre yüzde 36 daha yüksek olduğunu bulmuştur.
11 Ataşmanlara dikkat edin.
shutterstock
Ekler bazen e-posta işleminin gerekli bir parçasıdır, ancak vazgeçmeden eklemeden önce bunları nasıl kullanacağınızı tam olarak bilmelisiniz. Uzun e-posta zincirlerinde, bazen fark edilmeden veya gözden kaçabilirler ve alıcılar elektronik virüslere karşı dikkatli oldukları için beklenmedik ekler de açılmaya eğilimlidir.
En iyi çözüm, e-postanızın gövdesindeki eklerinizi çağırmaktır. Grammarly, ekleri alıcıya bildirmenin en iyi yolunun, e-postanızın sonuna "Ekledim" veya "Lütfen daha fazla ayrıntı için ekte yer alan satırlarda bir şeyler söyleyen bir mesaj eklemektir.
12 Yazı tipinizi standartlaştırın.
shutterstock
Yazı tipi stilleri ve renkleri ile oynamak eğlenceli olabilirken, profesyonel dünyada parlak pembe Comic Sans için yer yoktur. Görünüşe göre, Type & Layout: Communications mı Yoksa Sadece Pretty Shapes mi Yapıyorsunuz? '' Yazarı Colin Wheildon'a göre, dijital iletişim söz konusu olduğunda yazı tipi kullanımı son derece önemlidir. "Yazarların dörtte üçünü sadece yanlış tür seçerek havaya uçurmak mümkün, " dedi Amerikalı Yazarlar ve Sanatçılar.
E-postalar söz konusu olduğunda hangi yazı tiplerine bağlı kalmalısınız? MageMail Georgia, Verdana, Times New Roman, Trebuchet MS veya Arial önermektedir.
13 Her şeyi kanıtlayın.
shutterstock
Bir e-posta yazarken, muhtemelen bir hata yapacaksınız; sonuçta, sen sadece insansın. Ancak, iş e-postaları söz konusu olduğunda hatalar genellikle geçmişe bakmaz. Yaklaşık 2.000 kişinin katıldığı Grammarly anketinde, yüzde 67'si e-postalarda yazım hatası yapmanın uygun olmadığını, sadece yüzde 6'sının kabul edilebilir bir hata olduğunu düşündü.
14 En son e-posta adresini girin.
shutterstock
Bir e-postayı hazır olmadan veya herhangi bir yazım hatası olmadan önce göndermediğinizden emin olmanın en kolay yolu? Alıcının e-posta adresini girmeden önce her şeyin en üstte olmasını bekleyin. Bildiğiniz gibi, e-posta hataları yapmak en kolaylarından biridir yanlış izlenim yaratmanın yolları.
Evergreen Partners başkanı Karen Kessler Forbes'a , "Mesele sadece profesyonellik değil, " dedi. "Söz konusu olan, çalışanın ve şirketin veya kuruluşun itibarıdır. Kötü e-posta kararlarının, çalışanın işten çıkarılması ve kuruluş için de olumsuz sonuçlara yol açtığını gördük."
15 Alıcının adını üç kez kontrol edin.
shutterstock
Kaçınmanız gereken büyük bir hata, alıcınızın adını yanlış hecelemektir, bu nedenle gönder'e basmadan önce üç kez kontrol ettiğinizden emin olun. Birçok kişi, özellikle e-posta adresinde doğru yazım söz konusu olduğunda, bir adı yanlış yazma eylemini tembel ve düşüncesiz olarak görür. Yanlışlıkla bu hatayı yaparsanız ne yapmalısınız? My Red Pen Editing'in sahibi Kathryn Shanley, derhal özür dilemenin güvenilirliğinizi korumanın anahtarı olduğunu söylüyor.
16 Profesyonel işletmeler için profesyonel bir e-posta adresi kullanın.
shutterstock
Kişisel bir e-posta adresi, arkadaşlarınızla veya ailenizle iletişim kurarken kullanmak için iyi olsa da, profesyonel iş dünyasından uzak tutun. Bu özellikle tüketici-satıcı durumunda önemlidir. 1.000 Amerikalı ile yapılan 2016 GoDaddy anketi, yüzde 75'inin profesyonel bir e-postaya sahip olmanın çevrimiçi bir işletmeye güvenmek için önemli bir faktör olduğuna inandığını ve yüzde 33'ünün kişisel bir e-posta adresi kullanması durumunda satıcının meşruiyetinden şüphe edeceğini ortaya koydu.
GoDaddy'nin baş ürün sorumlusu Steven Aldrich yaptığı açıklamada, "Gerçek hayatta veya çevrimiçi ortamda ilk izlenimi asla unutmazsınız." Dedi. "Genellikle bir müşteriyle ilk doğrudan etkileşiminiz e-posta üzerinden gerçekleşir ve bu nedenle bu bağlamda profesyonel görünmek son derece önemlidir."
17 Her şeyin paylaşılabileceğini unutmayın.
shutterstock
İster yönlendirme, ister BCC-ing yoluyla veya telefonunuzu birisinin yüzünde yanıp sönüyor olsun, bir e-postaya yazdığınız her şeyin hedeflenen alıcıdan başka biri tarafından görülebileceğini hatırlamak önemlidir. Bu nedenle, tüm e-iletişiminiz profesyonel ve risksiz olmalıdır. Sonuçta, e-postalar mahkemede bile kabul edilebilir, bu nedenle daha sonra size karşı kullanılabilecek hiçbir şeyi göndermemek en iyisidir. Çalışma hayatınızı iyileştirmenin daha fazla yolu için, Daha Akıllı Değil ve Daha Zor Değil için 25 Genius Hilesi'ni inceleyin.
En iyi hayatınızı yaşamanın daha şaşırtıcı sırlarını keşfetmek için bizi Instagram'da takip etmek için buraya tıklayın !
Kali Coleman Kali, Best Life'ın editör yardımcısıdır.