Hayatta saçma bir strese neden olan her şeyden, e-posta kesinlikle bir biggie. Ve bir çalışma, ortalama çalışma haftasının yüzde 28'inin e-postaları okumak ve yanıtlamak için harcandığını düşünürse, kesinlikle daha iyi nasıl ele alınacağını anlamaya değer bir şey. İster patronunuzdan gece geç saatlerde sizi duvara doğru çeken e-postalar olsun, ister genel olarak gelen kutunuzu tıkayan çok sayıda e-posta olsun, işte şu anda stressiz bir e-posta kullanıcısı olmaya başlamanın 27 yolu var. Ve bu sanatta ustalaşmanın daha fazla yolu için hepimiz her gün görüyoruz, bkz.
1 Aboneliği iptal edin. Abonelik iptali. Abonelik iptali.
shutterstock
Zaten tanıdığınız kişilerden bir ton e-posta alıyorsunuz, bu yüzden mağazalardan, çevrimiçi yayınlardan ve diğer rasgele yerlerden gelen tüm e-postalar yalnızca gelen kutunuzu daha da karmaşık hale getiriyor. Önemsemediğiniz yerlere gidin ve abonelikten çıkın. Ve kendi başınıza halletmek için çok fazla varsa, Unroll.me gibi, gelen kutunuzu birkaç dakika içinde yüzlerce stresli aboneliğinizden kurtarmanıza yardımcı olabilecek bir hizmet kullanın.
2 Tatil sırasında çevrimdışı kalın.
Tatil, e-posta formunda bile tek bir istek duymak zorunda olmamanız anlamına gelir. Öyleyse neden mola sırasında hala kontrol ediyorsun? Yolculuğunuz için ayrıldığınız anda, yolunuza bir şey gönderen herkes için ofis dışında bir mesaj açın ve check-in yapmayı düşünmeye cesaret edemezsiniz . çalışma saatleri dışında çalıştıklarında, ancak e-postanızın ve stressiz durumunuzun tadını çıkarma hakkınız vardır. Dijital detoks, işte geliyor. E-postanızdan en iyi şekilde yararlanmanın daha şaşırtıcı yolları için E-postaları Yanlış Yazmanın 15 Yolu'na göz atın.
3 Kalem ve kağıt gidin.
shutterstock
Bazen stressiz bir e-posta kullanıcısı olmak, teknolojiden uzaklaşmak ve iyi kalem ve kağıt almak anlamına gelir. Harvard Business School'da yapılan araştırmaya göre, hangi e-postalara hitap etmeniz gerektiğini belirten bir "yanıt listesi" yazmak notları daha etkili bir şekilde ele almanıza yardımcı olabilir. Listenizi oluşturduktan sonra, gerçekten yanıtlanması gerekenlere yanıt verin ve gerisini unutun.
4 Gmail'in "Akıllı Yanıt" özelliğini kullanın.
5 E-postanızı bir cihazla sınırlayın.
Bugünlerde, e-postanıza döndüğünüz her yerden erişebilirsiniz: dizüstü bilgisayarınız, telefonunuz, tabletiniz ve akıllı saatiniz (biliyorsanız, bunlardan birine sahipseniz). Evet, bu çok fazla bildirim. Future Work Center tarafından yapılan bir ankette, cihazlarında e-posta alanların daha yüksek stres seviyeleri olduğu bulundu - bir kişinin ele alması ve hala aklı başında kalması için çok fazla veri var. Bunun yerine, e-postanızı yalnızca bir cihazda kontrol etmeye çalışın, hepsini değil. Ve bu günlük sanatta ustalaşmak için daha fazla yol için, sizi ayıran 15 Soğuk Açık İşletme E-postasını kaçırmayın.
6 E-postanızı yalnızca belirli saatlerde kontrol edin.
7 Kesinlikle sabah veya gece kontrol etmeyin.
shutterstock
Teknoloji, insanların istedikleri takdirde 7/24 çalışmasını sağlar: gerçekten hiçbir zaman kapanmanız gerekmez. Yine de, günün bir kısmını e-postadan uzak tutmak kesinlikle iyi bir şeydir. Gelecek İş Merkezi'ndeki insanlara göre, anket katılımcıları mesajlarını sabah veya daha sonra gece kontrol etmenin stres seviyelerini yükselttiğini söyledi. Ve nasıl olamaz? Patronunuzdan, tanıdıklarınızdan ve hayatınızdaki diğer herkesten daha fazla baskıya neden olan şeyler görüyorsunuz. Kapatarak, nihayet kendinize yeniden enerji verme şansı vereceksiniz.
8 En son "alıcı" alanını doldurun.
shutterstock
Göndermeye hazır olmadan kaç kez e-posta gönderdiniz? Yoksa bu düğmeye dokunduktan sonra bir hata yaptığınızı mı fark ettiniz? Herkesin kanıtlayabileceği gibi, bu iyi bir duygu değildir. Gmail, kısa bir süre içinde e-postaları "geri göndermenize" olanak tanıyan bir "Geri Al" özelliğine sahiptir, ancak ilk etapta herhangi bir aksilikten kaçınmanın kolay bir yolu vardır. E-postanız düzeltilmeye ve kullanıma hazır oluncaya kadar "Alıcı" alanını boş bırakın. Ardından, göndermeye hazır olduğunuzda, alıcının adını girebilir ve herhangi bir sorun yaşamadan e-postanızı alabilirsiniz.
9 E-postanızı gün boyu açık bırakmayın.
E-postaları her zaman açık olan ve gelen iletileri sürekli rahatsız eden bir kişiyseniz, bu alışkanlığı derhal durdurun. Future Work Center'ın anket verilerine göre, gün boyunca e-postalarını izleyenler, söz konusu e-postalardan daha fazla baskı gördüler. Bu yüzden stresinizi azaltmak için check-in'lerinizi minimumda tutun.
10 Sırayla gelen kutunuzu gözden geçirin.
İlk önce yanıt vermek için en yüksek öncelikli e-postaları arayan gelen kutunuzdan geçmek yaygındır, ancak yazar Brian Christian'a göre, bu sadece büyük bir zaman kaybı olacaktır. Bunun yerine, en baştan başlayıp aşağıya doğru çalışarak, neyin yanıt vermesi gerektiğine ve neyin tamamlanana kadar neye karar vermediğine karar verir.
11 Sabit bir durdurma yerleştirin.
E-postanızı gece kontrol etmeyeceğinizi söylemek işe yarayabilir, ancak neyin daha iyi çalıştığını biliyor musunuz? Gerçek bir kesme süresi ayarlamak, artık gelen kutunuzu taramanıza izin verilmez. Kuralı bu kadar açık uçlu bırakmak yerine, tam bir anı kapatmak ve e-postasız akşamınızın tadını çıkarmak için stres seviyelerinizde büyük bir fark yaratır. Ve imha etmek ve teknolojiyi kaldırmak için daha fazla yol için, Akıllı Telefon Olmadan Zamanı Öldürmenin 20 Genius Yolunu öğrenin.
12 Sessiz bildirimler.
Gün boyunca e-postanızı kontrol etmek için kaç kez ayarlasanız da, bu bildirimlerde hiçbir zaman sahip olmamanız gerekir. Gerçek olalım: Bu pinglerin ortaya çıktığını görmek kesinlikle inkar edilemez. Onları kapatmak ve masaüstünüzü ve telefonunuzu biraz daha sessiz tutmak, sağlığınızdaki tüm farkı yaratır.
13 Gelen kutunuzu temiz ve düzenli tutun.
shutterstock
Çalışma alanınızı temiz tutacağınız gibi, gelen kutunuzu da düzenli tutmak istersiniz. Michigan Üniversitesi'nden yapılan araştırmalara göre, e-posta stresini yönetmenin bir yolu da gelen kutunuzda kullanabileceğiniz bazı dahili organizatörlerden faydalanmaktır. E-postalarınızı kategoriye göre düzenlemek, e-postalarınızı etiketlemek ve öncelik sırasına göre düzenlemek için klasörler oluşturun ve e-postaları gelen kutunuza gelirken düzenlemek için filtreler ayarlayın.
14 Hafta sonu e-postaları okuma.
Sadece e-postaların geldiği sekmeleri tutuyorsanız, hafta sonu boyunca çalıştığınızı düşünmüyorsanız, ancak bunu yaparak, önümüzdeki hafta için gerçekten kapanmanıza ve yeniden enerji vermenize izin vermiyorsunuz. Günaha her zaman oradaysa, Gmail uygulamanızı işten sonra Cuma günü telefonunuzdan silin ve Pazartesi günü tekrar koyun. (Umutsuz zamanlar umutsuz önlemler gerektirir.) Veya gelen kutunuzu duraklatan bir hizmet oluşturun.
15 Gelen kutunuzu duraklatın.
Gelen kutunuzu duraklatmak için, hem Gmail hem de Outlook için çalışan Gelen Kutusu Duraklat gibi bir araç kullanın. Temel olarak, siz tekrar izin verene kadar yeni e-postaların gelmesini durdurur. İster hafta sonları eğlenmeye çalıştığınız günlerde olsun, mutlaka size biraz huzur verecektir.
16 E-posta ile organize edilen hizmetlerden yararlanın.
shutterstock
Yalnızca gelen kutunuza bakmak, henüz geçmediğiniz yüzlerce açılmamış e-posta nedeniyle sizi bunalmış hissettiriyorsa, Sane Box gibi bir hizmet kullanın. Gelen kutunuzla temizlemenize ve orada olanları düzenlemenize, görebileceğiniz önemli e-postaları koymanıza, daha sonra görüntüleyebileceğiniz bir klasöre dikkat dağıtıcı e-postalar göndermenize ve bültenleri ve abonelikleri tek bir yere koymanıza yardımcı olur. Temel olarak, stresle savaşan BFF'niz olacak. Ve teknoloji stres tabancasının altından gelmenin daha fazla yolu için, Sosyal Medya'nın Bizi Stres Altında Bırakmanın 20 Yolunu öğrenin.
17 Gelen kutunuzu uygulama üzerinden sıralayın.
Gelen kutunuzu düzenlemenin en kolay yollarından biri, bunu her şeyi yan yana düzenlemenizi sağlayan Sortd aracılığıyla yapmaktır. Soldaki gelen kutunuz ve sağdaki kategori listelerinizle, e-postaları "yapılacaklar" ve "tamamlandı" gibi farklı özelleştirilebilir bölümlere sürükleyebilirsiniz, böylece gelen kutunuzda daha az stresli bir görsel elde edebilirsiniz.
18 BCC'de uyumayın.
shutterstock
Hiç bir şey yapmak istemediğiniz bir e-posta ağına yakalandınız mı? Bazen iki kişi arasında bir tanıtım yaparsanız, ömür boyu ipliklerine girersiniz ve sizin için geçerli olmayan şeyler hakkında ping almaya devam edersiniz. Eğer ileri geri hareket eden insanlardan biriyseniz, üçüncü tekerleği biraz strese sokun ve girişten sonra BCC'ye ("kör karbon kopyası") taşıyın. Ve çılgınlığa yakalanmış olan sizseniz , gruptaki diğer insanların sizi döngüden uzak tutmak için BCC'ye ekleyip ekleyemeyeceğini sorun .
19 Patronunuzla konuşun.
shutterstock
Michigan State Üniversitesi'nden araştırmacılar, patronunuzun saatlerden sonra e-postaları yanıtlamakla ilgili beklentilerinin ne olduğunu bilmiyorsanız sizi strese sokuyorsa, yanıt sürelerinde aradıkları şeylerle onlarla sohbet edin. Umarım iş-yaşam dengesine değer verirler ve gece geç saatlerde veya hafta sonları bir şeyler hakkında onlara geri dönmenizi beklemezler, böylece görev dışı olduğunuzda tamamen rahatlamanızı sağlarlar. Eğer konvoyu yüzdüğünden emin olmak istiyorsanız, Patronunuzun Bir Psikopat Olduğuna dair 15 İşarette kendinizi şımartın.
20 Bir "e-posta tatili" yapın.
Bazen, e-postanızın taramanız için beklediğini bilerek işleri halletmek gerçekten zor olabilir. Bir proje üzerinde çalışmak için kesintisiz zamana ihtiyacınız varsa, ekibinize bir e-posta tatili gerçekleştirdiğinizi söyleyin - odaklanmak ve işinizi halletmek için günün yarısını ayırın - Michigan Üniversitesi'nden araştırmacılar önerin.
21 İşleri son tarihe göre organize edin.
22 3 Saniyelik Kuralı Kullanma
shutterstock
Hayır, bu kuralın yere düşen yiyeceklerle hiçbir ilgisi yoktur. John M. Grohol'a göre, Psy.D., insanlar belirli e-postalarla ne yapacağını anlamaya çalışmak için çok zaman harcıyor. Bunun yerine, bu işlem üç saniyeden fazla sürmemelidir. Stres seviyenizi düşük tutmak için bir e-postayı daha sonra yanıtlamak, silmek, arşivlemek veya kaydetmek isteyip istemediğinize hızlıca karar verin. Acele bir karar gibi görünebilir, ancak gelen kutunuzu çok daha hızlı bir şekilde sürmenize yardımcı olacaktır.
23 Zamanlama özelliğini kullanma.
shutterstock
Bazen bir şey acil olmadığında, bunun hakkında ileri geri e-posta göndermek istemezsiniz. Bunun yerine, yazarak ve birkaç gün sonra gönderilmesini planlayarak biraz stresden kurtulun, Harvard Business School'dan millet tavsiye edin. Bu şekilde, göğsünüzden çıkarırsınız, ancak tekrar başa çıkmak zorunda kalmadan önce biraz zaman alırsınız.
24 "Okunmamış" e-postaları toplu olarak "okunur" olarak değiştirin
shutterstock
Belirli sayıda okunmamış e-postaya çarptığınızda, geri dönüş yoktur: asla hepsinden geçemezsiniz ve dürüst olmak gerekirse, muhtemelen zaten çok önemli olanlara değindiniz. Her gün "3.478 okunmamış e-posta" açılırken ortaya çıkan stresi azaltmak için, bunları toplu olarak okumak üzere değiştirin. Her e-posta sistemi farklıdır, ancak işlem genellikle oldukça kolaydır. (Bunları toplu olarak da silebilirsiniz, ancak bu sadece gittiğini bilmek daha da stresli olabilir.)
25 İş-kişisel ayrımının sürdürülmesi.
shutterstock
İşinizi ve kişisel e-postalarınızı tek bir yerde topladığınızda işleri düz tutmak zordur. Verimlilik uzmanı Paula Rizzo'ya göre, bu yüzden onları ayrı tutmak için mutlak olanı denemelisiniz. "Bu şekilde, her birine baktığınızda farklı zihniyetlerde olacaksınız. Gelen kutunuzu açmadan önce göreceğiniz e-posta türlerini bildiğinizde yönetilmesi çok daha kolay. Önceliklendirmeyi de çok daha kolay hale getiriyor, " diyor.
26 Belirli e-postaları yok saymaktan çekinmeyin.
shutterstock
E-postaları görmezden gelmek korkutucu gelebilir, ancak ister inanın ister inanmayın, her şeyin yanıtlanması gerekmez. Harvard Business School araştırmacılarından alırsanız, bazı streslerden kurtulmanın kolay bir yolu: Bir şey bu kadar önemliyse, tekrar ortaya çıkacak bir şey.
27 E-posta ile anlaşmazlıkları çözmeyin.
E-posta üzerinden düello yapmak yüz yüze yapmaktan çok daha iyi gelebilir, ancak asla iyi bitmez. Michigan Üniversitesi'nden yapılan araştırmaya göre, gelen kutunuzdaki çakışmaları çözmek kötü bir fikir ve sonunda sadece daha fazla strese neden olacak. Bunun yerine, işlerin daha etkili bir şekilde ele alınması için bizzat görüşün ya da onları arayın. Daha şaşırtıcı ofis bilgeliği için 60 En İyi 60 Saniyelik Üretkenlik Korsanını öğrenin.
